1. Introduksjon.

Ditt personvern er viktig for oss, og vi ønsker at du skal vite hvordan vi behandler dine personopplysninger. Vi har rutiner og internkontroll for å påse at dine personopplysninger blir behandlet på en sikker måte og i henhold til lov, herunder personopplysningsloven og EUs generelle personvernforordning («GDPR»).

2. Om Einar Film og Fortellinger

Denne personvernerklæringen gjelder for Einar Film og Fortellinger AS med org.nr. 968 704 877, heretter omtalt som «Einar Film», «vi» eller «oss». Einar Film og Fortellinger AS er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger slik det beskrives i denne personvernerklæringen.

3. Informasjonskapsler

Einar Film er behandlingsansvarlig for nettsiden https://einarfilm.no/. Nettsiden brukes kun for å kommunisere til våre fans og seere, det samles ikke inn informasjon om besøkende på vår nettside. Som besøkende av vår nettside blir du ikke utsatt for en behandling av personopplysninger.

4. Hvem gjelder personvernerklæringen for?

Einar Film behandler personopplysninger om forskjellige grupper enkeltpersoner, slike personer omtales som registrerte i regelverket. Dersom du faller inn under en av disse kategoriene, gjelder denne personvernerklæringen for Einar Films behandling av dine personopplysninger som beskrevet her. Vi behandler personopplysninger om følgende:

Ansatt

Som en del av vår alminnelige virksomhet har vi flere ansatte i fast eller midlertidig stilling («Ansatt») hos oss. Disse vil være registrert i forskjellige IT-systemer og tjenester i egenskap av sin stilling. Slike systemer og tjenester kan driftes internt av Einar Film eller eksternt.

Frilanser

I tillegg til våre Ansatte har vi også andre oppdragstakere og frilansere (begge omtalt som «Frilansere») som ikke er ansatt, som jobber og utfører oppdrag for oss. Som oppdragsgiver for Frilanserne behandler vi også personopplysninger om dem.

Søker

Einar Film mottar søknader og henvendelser fra interessenter som ønsker ansettelse eller oppdrag som Frilanser hos oss («Søker»). For både Ansatte og Frilansere er det dermed en prosess før kontraktinngåelse som innebærer at Einar Film behandler personopplysninger om Søkeren.

Medvirker

Vår kjernevirksomhet er å produsere produksjoner som sendes på TV, særlig innenfor reklamebransjen. Avhengig av type produksjon benytter vi oss av skuespillere, deltagere, statister og andre medvirkere (alle omtalt som «Medvirkere») foran kamera eller mikrofon som ikke er ansatt. For å skape og distribuere produksjoner er vi nødt til å behandle personopplysninger om disse Medvirkerne.

Potensiell Medvirker

Einar Film foretar en utvelgelsesprosess for å finne rett Medvirker til enhver produksjon. De enkeltpersonene som vi vurderer om er egnet til å bidra foran kamera eller mikrofon til en produksjon anses som «Potensielle Medvirkere». For å kunne foreta vurderingen må vi behandle personopplysninger om dem.

Andre

I tillegg vil vi også komme til å behandle personopplysninger om andre personer som vi har kontakt med. Dette vil for eksempel kunne være personer som tar kontakt med oss på eget initiativ eller kontaktpersoner hos våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Hvilke personopplysninger som i så fall behandles vil kunne variere noe, men vil for eksempel kunne være navn, kontaktopplysninger og evt. arbeidsgiver og arbeidsstilling.

Dersom du tar kontakt med oss, vil vi måtte behandle dine personopplysninger for å ta stiling til din henvendelse og evt. svare den. Den frivillige og aktive handlingen som du utfører ved å ta kontakt med oss anses som et uttrykkelig samtykke til at vi kan behandle de personopplysningene som gis i den grad det er nødvendige for å ta stilling til og besvare henvendelsen din.

Dersom du faller inn under denne kategorien, gjelder denne personvernerklæringen så langt det passer. Se særlig punkt 10 om dine rettigheter.

5. Behandlingen

Einar Films behandling av dine personopplysninger er i tråd med personopplysningsloven og GDPR. Som behandlingsansvarlig følger Einar Film disse prinsippene:

Behandlingen er lovlig, rettferdig, gjennomsiktig og forholdsmessig i forhold til formålene med behandlingen;
Personopplysningene samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål, er adekvate, relevante og begrenset til disse formålene og viderebehandles ikke på en måte som er uforenlig med disse formålene;
Personopplysningene er korrekte og nødvendig oppdaterte og lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene med behandlingen;
Behandlingen er sikret med tilstrekkelig sikkerhet for personopplysningene, og;
Einar Film etablerer tiltak for å sikre personopplysningene mot uautorisert tilgang/videreformidling/endring/sletting.

6. Personopplysninger

6.1 Hvor kommer personopplysningene fra?

En personopplysning er enhver opplysning som er relatert til en identifisert eller identifiserbar fysisk person, for eksempel navn og telefonnummer.

6.1.1 Søker

Dersom du er Søker til en stilling som Ansatt eller et oppdrag som Frilanser hos oss, vil vi behandle de personopplysningene som fremkommer av din CV, søknadstekst, intervju og evt. andre opplysninger du oppgir. De fleste personopplysningene vi behandler om deg stammer fra deg, men dersom du oppgir referanser vil vi kunne samle inn personopplysninger fra disse også.

6.1.2 Ansatt og Frilanser

Som Ansatt eller Frilanser vil personopplysningene vi behandler om deg delvis stamme fra prosessen beskrevet ovenfor når du er Søker. I tillegg vil det kunne være behov for å innhente ytterligere opplysninger ved kontraktsinngåelse. Disse vil først og fremst innhentes fra deg, men kan også innhentes fra andre instanser som skattemyndigheter og Nav.

6.1.3 Potensiell Medvirker

Som Potensiell Medvirker vil vi få dine personopplysninger fra castingbyrået som du er tilknyttet.

Einar Film vil innimellom annonsere behov for Medvirkere på sosiale medier eller til bekjente i bransjen. I slike tilfeller vil vi be interessenter ta kontakt med oss direkte, ikke via andre kanaler. De sosiale mediene anses ikke som felles behandlingsansvarlig med Einar Film for behandlingen som er nødvendig for å vurdere deg som Potensiell Medvirker. Dersom du velger å sende oss den etterspurte informasjonen og vise interesse for å være Medvirker, sender du Einar Film personopplysninger om deg selv. Einar Film behandler disse personopplysningene for å avgjøre om du passer inn i den aktuelle produksjonen, og vil kun behandle dem i den utstrekning det er nødvendig for å ta en avgjørelse.

I visse tilfeller vil du som Potensiell Medvirker få direkte kontakt med oss gjennom kontakter, anbefalinger eller tilfeldighet. I et slikt tilfelle vil vi få de nødvendige personopplysningene direkte fra deg.

Dersom du blir valgt som Medvirker, vil Einar Film få flere personopplysninger om deg gjennom video- og bildeopptak og selve produksjonsprosessen – etter at Einar Film har gitt deg beskjed om at du er valgt for å kunne delta, anses du som Medvirker.

Med mindre et unntak er spesifisert for den aktuelle produksjon, må du være minst 18 år for å kunne være Medvirker til Einar Films produksjoner.

6.2 Hvilke personopplysninger behandler vi?

6.2.1 Søker

Som Søker til Ansatt eller Frilanser vil du måte opplyse om følgende personopplysninger: navn, epostadresse, telefonnummer, erfaring, yrke, utdanning, og evt. andre opplysninger som er relevant for stillingen eller oppdraget eller som du velger å opplyse oss om.

6.2.2 Ansatt og Frilanser

Som Ansatt i Einar Film vil vi måtte behandle personopplysninger om deg for å administrere arbeidsforholdet og oppfylle arbeidskontrakten. Som Frilanser vil vi behandle dine personopplysninger for å oppfylle oppdragsavtalen med deg. I begge tilfeller vil dette typisk være følgende personopplysninger: navn, epostadresse, telefonnummer, adresse, nasjonalitet, kontonummer, lønn, pensjonsordning, forsikring, bankinformasjon, utdanning, yrke, erfaring, stillingstittel, helseopplysninger og evt. andre opplysninger som fremkommer i utførelsen av arbeidsoppdragene eller som du velger å fortelle til oss.

6.2.3 Potensiell Medvirker

Enten vi har samlet inn personopplysningene fra et castingbyrå eller direkte fra deg, vil vi normalt ha behov for å behandle de samme personopplysningene om deg for å vurdere din egnethet som Medvirker til en produksjon. Vi vil normalt behandle: navn, epostadresse, telefonnummer, høyde, bilde, fødselsdato og erfaring. I visse tilfeller vil vi også kunne etterspørre opplysninger som adresse, yrke, utdanning og videoopptak. Når vi vurderer en Potensiell Medvirker kan det bli aktuelt med auditions der filmopptak gjøres.

Du kan selv velge å oppgi sensitive personopplysninger, slik som helseopplysninger, herunder både fysiske og psykiske, i den grad de kan være relevante for din mulighet til å medvirke i produksjonen. Det er frivillig å være Medvirker eller Potensiell Medvirker til en produksjon, og dersom du velger å dele dine personopplysninger med Einar Film, både alminnelige og sensitive, anses din handling som et frivillig og uttrykkelig samtykke til Einar Films behandling av slike opplysninger. Personopplysningene vil kun behandles i den utstrekning de er relevante for å vurdere din egnethet til produksjonen, evt. for å administrere deg som Medvirker til produksjonen etter utvelgelse.

6.2.4 Medvirker

Når du er Medvirker vil Einar Film, i tillegg til personopplysningene nevnt ovenfor, behandle video- og/eller lydopptak Einar Film eller en av Einar Films samarbeidspartnere tar av deg. For å kunne delta i produksjonen må du som et minimum oppgi den informasjonen som du blir bedt om, og du må stille opp for video- og/eller lydopptak til et avtalt tidspunkt.

7. Hvorfor Behandler vi Personopplysningene?

7.1 Behandlingsgrunnlaget

Enhver behandling av personopplysninger krever et rettslig grunnlag. Dette vil stort sett være avtale med den registrerte eller samtykke fra den registrerte. Noen opplysninger må Einar Film behandle fordi det er lovpålagt, for eksempel i forbindelse med å overholde regnskapsplikten.

7.1.1 Søkere

For Søkere til Ansatt eller Frilanser vil behandlingsgrunnlaget vårt være ditt samtykke. Det er frivillig å sende en søknad eller på annet måte vise interesse for stilling som Ansatt eller oppdrag som Frilanser hos oss. Dersom du velger å dele dine personopplysninger eller referanser med Einar Film, både alminnelige og sensitive, anses din handling som et frivillig og uttrykkelig samtykke til Einar Films behandling av slike opplysninger. Personopplysningene vil kun behandles i den utstrekning de er relevante for å vurdere din egnethet til stillingen eller oppdraget, evt. for å administrere deg som Ansatt eller Frilanser dersom du blir tilbudt stillingen eller oppdraget. For mer om samtykke se punkt 10.

7.1.2 Ansatte

For Ansatte vil behandlingsgrunnlaget i all hovedsak være arbeidskontrakten. Vi vil også måtte behandle visse personopplysninger om Ansatte for å oppfylle våre lovfestede plikter som arbeidsgiver, herunder også behandlingen av nødvendige sensitive personopplysninger slik som helseopplysninger. Ved behov kan det innhentes et særskilt og frivillig samtykke til behandling av personopplysninger for Ansatte. Dette kan for eksempel være relevant ved publisering av personopplysninger på Einar Films hjemmeside eller offisielle sosiale medier konto. Om du som Ansatt velger å gi et slikt samtykke eller ikke, vil ikke påvirke din stilling hos oss. For mer om samtykke se punkt 10.

7.1.3 Frilanser

For Frilansere vil vårt behandlingsgrunnlag i all hovedsak være oppdragskontrakten. Våre lovfestede plikter vil også utgjøre et behandlingsgrunnlag, og det kan forekomme situasjoner der vi innhenter særskilt samtykke for ytterligere behandlinger som ikke følger av oppdragskontrakten. Ved behov kan det innhentes et særskilt og frivillig samtykke til behandling av personopplysninger for Frilansere. Dette kan for eksempel være relevant ved publisering av personopplysninger på Einar Films hjemmeside eller offisielle sosiale medier konto. Vi kan også be om samtykke om å lagre dine personopplysninger i en viss periode etter at oppdraget er fullført. Om du som Frilanser velger å gi et slikt samtykke eller ikke, vil ikke påvirke din stilling hos oss. For mer om samtykke se punkt 10.

7.1.4 Potensielle Medvirkere

For Potensielle Medvirkere vil Einar Films behandlingsgrunnlag være det eller de samtykker du aktivt gir før du melder interesse for produksjonene. Dersom du kontakter oss i Einar Film direkte for å vise interesse eller søke om å bli Medvirker til en produksjon, anser vi den aktive handlingen du utfører ved å søke som å være et samtykke. For mer informasjon om samtykker du gir til Einar Film og hvordan trekke slike samtykke tilbake, vennligst se punkt 10.

Dersom du kommer i kontakt med oss som Potensiell Medvirker via et castingbyrå vil behandlingsgrunnlaget vårt være avtalen din med eller samtykket du gir til castingbyrået du er tilknyttet (Castingbyrårets behandlingsgrunnlag overføres til oss gjennom vår avtale med dem) eller samtykker du gir direkte til oss ved første kontakt. Castingbyrået kan være behandlingsansvarlig for visse behandlinger av dine personopplysninger. Vi anbefaler derfor at du gjør deg kjent med castingbyråets egne rutiner og behandling av personopplysninger. Vi har en databehandleravtale iht. GDPR med castingbyrået i den grad de behandler personopplysninger på vår instruks.

Som Potensiell Medvirker kan du også bli bedt om å samtykke til at dine personopplysninger oppbevares i vår database i 3 år for muligheten til å bli Medvirker til fremtidige produksjoner.

7.1.5 Medvirkere

For Medvirkere vil Einar Films behandlingsgrunnlag for den videre behandlingen være avtalen mellom deg og Einar Film – ofte kalles den medvirkerkontrakt. For behandlingsaktiviteter utover det som følger av avtalen og der det ikke foreligger annet behandlingsgrunnlag, kan det innhentes særskilt samtykke.

7.1.6 Generelt

Det kan også forekomme situasjoner der Einar Film vil behandle personopplysninger fordi Einar Film har en legitim interesse av å gjøre det, for eksempel i forbindelse med verserende rettstvister hvor bevis må fremlegges selv om bevis kan inneholde personopplysninger.

Dersom Einar Film behandler personopplysninger utelukkende for journalistiske, akademiske, kunstneriske eller litterære formål, vil disse være unntatt fra store deler av lovgivningen, herunder GDPR. Einar Film vil likevel behandle disse personopplysningene med samme grad av konfidensialitet, integritet og sikkerhet som de øvrige personopplysningen Einar Film behandler. Dette vil for eksempel kunne være dokumentarer eller nyhetssaker. Per dags dato faller ikke dette innenfor vår kjernevirksomhet.

7.2 Formål med behandlingen

7.2.1 Søker

Som Søker til enten stilling som Ansatt eller oppdrag som Frilanser vil formålet med vår behandling være å vurdere din egnethet til stillingen eller oppdraget det gjelder, evt. til fremtidige oppdrag.

7.2.2 Ansatte og Frilansere

Enten du er Ansatt eller Frilanser vil formålet med vår behandling av dine personopplysninger være å administrere ditt forhold til oss og oppfylle avtalen mellom deg og oss. Dette innebærer blant annet å tilrettelegge for at du kan utføre dine arbeidsoppgaver i henhold til avtalen mellom oss.

I visse sammenhenger kan vi behandler personopplysninger om våre Ansatte og Frilansere for å promotere arbeidet og produksjonene som våre Ansatte og Frilansere arbeider med. For eksempel ved å dele bilder fra settet og produksjonen på våre offisielle sosiale medier kontoer dersom det er innhentet samtykke til det.

7.2.3 Potensiell Medvirker

Formålet med å samle inn og behandle disse personopplysningene om deg som Potensiell Medvirker er å vurdere din egnethet som Medvirker i produksjonen. Alle personopplysninger som fremkommer av søknaden din vil kunne inngå i vurderingen av din deltagelse i produksjonen.

7.2.4 Medvirker

Formålet med å behandle personopplysningene om deg som Medvirker er at Einar Film skal kunne produsere, markedsføre og distribuere produksjonen i alle kanaler i ubegrenset tid.

8. Tredjeparter

Dine personopplysninger vil kun deles med de aktørene som er nødvendig for at Einar Film skal kunne gjennomføre behandlingsaktivitetene som beskrives i denne personvernerklæringen her. Dette vil for eksempel kunne være databehandlere eller samarbeidspartnere for å gjennomføre opptak, produksjon, markedsføring og distribusjon av produksjonen, inkludert bestillende kanal eller kunde.

Hvilke aktører disse er vil kunne variere fra produksjon til produksjon, derfor bes du ta kontakt dersom du ønsker mer detaljert beskrivelse for en spesifikk produksjon du er Potensiell Medvirker eller Medvirker til. Normalt vil sentrale tredjeparter navngis eller beskrives nærmere i en medvirkerkontrakt. Leverandører og samarbeidspartnere som får tilgang til Medvirkeres personopplysninger, vil typisk kunne være skytjenesteleverandører, reise-/flyselskap, forsikringsselskap, TV-kanaler, reklameselskap for produksjonen og lignende.

Dersom du av forskjellige grunner tar kontakt med oss over mail, telefon, i et møte eller blir kontaktet av oss i forbindelse med en produksjoner, vil dine personopplysninger kunne bli delt med de tredjeparter som er nødvendig for at slik kommunikasjon skal finne sted. Dersom du sender en epost til eller tar kontakt med oss med forespørsler eller andre henvendelser som gjelder Einar Film eller våre produksjoner, vil denne handlingen anses som et frivillig gitt samtykke til den behandlingen som er nødvendig for å kunne ta stilling til og svare på din henvendelse.

Som Ansatt eller Frilanser vil vi dele dine personopplysninger med leverenadører av våre interne og eksterne systemer, slik som plattformer, IT-systemer, lønnssystemer osv. Dersom du har samtykket vil vi kunne dele dine personopplysninger på sosiale medier.

Enhver leverandør som Einar Film bruker for å behandle personopplysninger på Einar Films vegne, er bundet av en gyldig databehandleravtale etter GDPR og tilfredsstiller kravene til sikker behandling av personopplysninger.

9. Lagring og Sletting

Med mindre annet følger av behandlingsgrunnlaget eller lovfestede krav Einar Film er pålagt (som for eksempel regnskapsplikten), blir dine personopplysninger slettet når det ikke lenger er behov for dem for det formålet de ble samlet inn til.

Dersom du er Søker til stilling som Ansatt vil Einar Film oppbevare dine personopplysninger frem til en eventuelt prøvetid til den personen som får stillingen er utløpt. Dette vil normalt være 6 måneder etter at den valgte Ansatte har begynt i stillingen. Dersom du er Søker til oppdrag som Frilanser vil vi oppbevare dine personopplysninger frem til oppdraget i vesentlig grad er ferdig gjennomført, men uansett ikke mer enn 6 måneder fra oppdragets påbegynnelse. I begge tilfeller er denne oppbevaringen fordi det vil kunne bli aktuelt å tilby Søkeren ansettelse eller oppdraget frem til dette tidspunktet.

Som en Potensiell Medvirker kan du samtykke til at dine personopplysninger lagres i Einar Films database for fremtidig kontakt i forbindelse med andre produksjoner i inntil tre år. Dersom du har samtykket til dette, vil Einar Film enten be om et nytt samtykke innen tre år for å forlenge lagringstiden eller slette dine personopplysninger når tiden løper ut.

Vi opplever at mange Frilansere kommer tilbake for nye oppdrag innen kort tid. Vi vil derfor ikke slette dine kjernepersonopplysninger som navn, kontonummer, evaluering av oppdragsforholdet og kontaktinformasjon de første tre årene etter at oppdraget er avsluttet, forutsatt at du samtykker til det.

NB – Visse personopplysninger lagres lenger for å overholde vår lovpålagte plikt etter bokføringsloven og slettes senest 5 år etter endt 5 års engasjement. Dersom nytt engasjement påbegynnes i den tidsperioden, vil ny frist for sletting gjelde fra siste engasjements sluttdato.

Einar Film har interne rutiner for sikker sletting av personopplysninger. Rutinene sikrer at dine personopplysninger kun blir lagret så lenge Einar Film har saklig behov for dette i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende lovgivning for øvrig. Når saklig behov ikke lenger foreligger, vil opplysningene dine bli slettet eller anonymisert.

10. Dine Rettigheter

Uansett hvilken gruppe enkeltperson du faller inn under i denne personvernerklæringen, har du rettigheter etter GDPR for hvordan Einar Film behandler dine personopplysninger.

Dersom vårt behandlingsgrunnlag er samtykke, kan du når som helst trekke dette tilbake. Dette gjøres ved å kontakte vår ansvarlig for personvern på epostadressen jeanette@einarfilm.no Tilbaketrekking av samtykket påvirker ikke lovligheten av behandlingen som bygger på samtykket før det trekkes tilbake. Dersom du velger å trekke tilbake ditt samtykke, vil dette kunne medføre at du ikke lenger vil bli vurdert som en Potensiell Medvirker i produksjonen du har vist interesse for.

I tillegg har du uansett rett til å få innsyn i dine personopplysninger etter GDPR artikkel 15, rett til å kreve retting av feilaktige opplysninger Einar Film har lagret om deg etter GDPR artikkel 16, rett til å kreve sletting etter GDPR artikkel 17 og rett til å kreve at behandlingen begrenses etter GDPR artikkel 18. Dersom vilkårene i GDPR artikkel 20 er oppfylt, har du også rett til dataportabilitet.

Dersom du har spørsmål eller innvendinger til hvordan Einar Film behandler dine personopplysninger, bes du ta kontakt på epost som angitt ovenfor. Det er også mulig å sende en offisiell klage til Datatilsynet hvis du mener Einar Films behandling av dine personopplysninger strider mot gjeldende Personopplysningslov eller GDPR.

11. Sikkerhet

For å sikre en fortrolig og konfidensiell behandling av dine personopplysninger på en best mulig måte har vi foretatt forskjellige tekniske og organisatoriske tiltak. Dette innebærer blant annet at vi har implementert rutiner for internkontroll og informasjonssikkerhet i henhold til gjeldende personvernregler i Norge. Einar Film krever også at leverandørene som benyttes behandler dine personopplysninger på en sikker måte, herunder stiller Einar Film krav til informasjonssikkerhet samt sørger for at overføring av data skjer på en kryptert og sikker måte. Einar Film selger, bytter eller videreformidler ikke dine personopplysninger til tredjeparter utover det som fremkommer av denne personvernerklæringen.

Redegjørelse Åpenhetsloven – Einar Film & Fortellinger AS m.fl.

Denne redegjørelsen bygger på kravene i åpenhetsloven §4, førsteledd bokstav a, b og c. Selskapet har foretatt en gjennomgang av interne og eksterne forhold som forklares videre i underliggende tekst.

1. Virksomheten

Einar Film & Fortellinger AS er et konsern bestående av følgende selskaper:

Einar Film Drama as, Einar Film Non Scripted AS, Einar Film Eftf. AS, og Willy Nikkers AS. Selskapene driver innenfor området reklamefilm produksjon, branded content, Tv Drama og spillefilm m.m. Virksomheten har sine kontor på Bislet i Oslo. Vi har pr nå 44 faste ansatte i konsernet.

1.1 Arbeidsforhold:

Generelt i selskapet er man opptatt av ordnede arbeidsforhold. Følgende forhold er på plass i virksomheten:

Arbeidsavtaler for alle ansatte
HMS kurs for ledelse og tillitsvalgte
Helseforsikringsordning
Fokus på trygg arbeidsplass
Avspaseringsordning som kompensere for tidvis ugunstig arbeidstid knyttet til opptak
Varslingsrutiner
Personalhåndbok
HMS håndbok

1.1.1 Retningslinjer og rutiner internt for opprettholdelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Selskapet er opptatt av å opprettholde ordnede arbeidsforhold for sine ansatte. Man etterlever arbeidsmiljøloven og man har en kontinuerlig oppfølging knyttet til HMS, sykefravær og de overnevnte forholdene i virksomheten.

Selskapet har i forbindelse med åpenhetsloven etablerte en varslingskanal for å kunne avdekke negative konsekvenser knyttet til arbeidsmiljø, brudd på menneskerettigheter eller andre forhold som må kunne anses å dekkes av ikke anstendige arbeidsforhold.

Knyttet til interne forhold anser selskapet det ikke som noen risiko for at man kan oppleve brudd på menneskerettighetene eller ikke inneha anstendige arbeidsforhold. Selskapets styre har etterlevelse av lover og regler høyt på agendaen og man opplever en forankring med arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i alle ledd i organisasjonen.

1.1.2 Retningslinjer og rutiner eksternt for opprettholdelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Selskapet opererer i stor grad med underleverandører knyttet til filmproduksjon (kort- og langformat) og Content for direkte kunder. Dette er i stor grad aksjeselskaper, men i noen grad også enkeltmannsforetak. Ingen underleverandører jobber eksklusivt for Einar Film konsernet og man har sådan ikke arbeidsgiveransvar ovenfor disse leverandørene sine ansatte. Selskapet jobber med å utarbeide gode rutiner knyttet til å undersøke om underleverandørene sine arbeidstakere har de rette lønns og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende forskrifter.

Dette løses ved at selskapet jobber mot å kontraktsfestet med alle underleverandører en rett til å kunne foreta inspeksjon av følgende:

Arbeidskontrakter
Timelister
Lønnsslipp
Underleverandørens forsikringsordning

Disse kontrollene vil rette seg mot underleverandører som er aksjeselskap med flere ansatte. Man har i tillegg en forenklet kontroll med nye leverandører hvor man påser noe av det overnevnte. Vi forholder oss til gjeldende satser fra Filmforbundet basert på rolle og ansiennitet samt tariff.

Selskapets rutiner for å gjennomføre kontroller og etterstrebe viktigheten i at alle arbeidstakere skal ha de lønns og arbeidsvilkår som følger av Filmforbundets satser og gjeldende overenskomster synes som dekkende for å etterstrebe opprettholdelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

2. Negative konsekvenser og risiko

2.1 Aktsomhetsvurderinger

Selskapet har foretatt aktsomhetsvurderinger i sin leverandørkjede for å kartlegge faktiske eller mulige negative konsekvenser vår virksomhet har på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold.

Selskapet har primært to forskjellige typer selskaper i sin leverandørkjede

Filmarbeidere. Underleverandører som sørger for fagpersonell og utstyr til produksjon av våre tjenester. Dette består av selskaper med 1 til ca 20 ansatte, samt at man har noen underleverandører som er organisert som enkeltmannsforetak. Vi har også freelancere som går på lønn på de enkeltstående prosjektene.
Forretningspartnere. Leverandører som tar hånd om regnskapstjenester, revisjon, husleie, leasing og banktjenester.

Selskapet har ut ifra sin risikoprofil ikke valgt å se nærmere på «forretningspartnere» da dette skilles på i åpenhetslovens forstand. Selskapet har også gjennomført en vurdering av sin leverandørkjede med tanke på bruk av skadelige stoffer, konfliktmineraler og miljømessige konsekvenser. Man har ikke identifisert noen risikoer knyttet til dette i sin aktsomhetsvurdering.

Knyttet til de underleverandørene som benyttes anses risikoen for brudd på menneskerettigheter og ikke anstendige arbeidsforhold som liten. Dette omfatter noen av bransjen mest anerkjente filmarbeidere og utstyrsleverandører som vi ofte har mangeårige erfaringer med å benytte oss av. Selskapet jobber mot å jevnlig innhente redegjørelsene fra disse selskapene og man har i tillegg dialog med disse selskapene om etterlevelsene av disse standardene.

Typiske kjennetegn for selskaper man har vurdert med iboende risiko:

Nyetablerte selskap/nye relasjoner
Begrenset med interne ressurser i form av å være mindre selskap
Høy gjennomstrøm av ansatte
Filmarbeidere som bytter org.nr og selskapsform hyppig

Vi benytter oss av rutiner fra Påseplikten i selskapets arbeid med å kontrollere for brudd på menneskerettigheter og ikke anstendige arbeidsforhold. Gjennom ettersynene vi planlegger og gjennomfører i 2023 vil man ha dekket opp de selskapene som er definert i risikosonen, i tillegg tilhører vi en bransje som er liten og preget av stor grad av åpenhet.

Risikoen for negative konsekvenser har selskapet vurdert i sin aktsomhetsvurdering som begrenset. Dette kommer av tett dialog med underleverandører samt at påseplikten, samt vurderingsrutiner ved etablering av nye leverandører synes som preventive på å avdekke risikoer og negative konsekvenser.

2.1.1. Vesentlig risiko for negative konsekvenser

Selskapet har i sin aktsomhetsvurdering, risikoanalyser og øvrig arbeid ikke identifiser noen vesentlig risiko for negative konsekvenser i sin leverandørkjede. Man opplever i stor grad åpenhet hos sine leverandører. Dette medfører at man i stor enkelhet kan ha en konstruktiv dialog med leverandørene omkring de nevnte forhold og ikke minst ha mulighetene til å gjennomføre ettersyn.

2.1.2. Faktiske negative konsekvenser

Selskapet har i sin gjennomgang ikke avdekket noen faktiske negative konsekvenser. Man anser det slik at man innenfor de risikovurderinger og kartlegging som er gjennomført etterlever menneskerettighetene og har anstendige arbeidsforhold.

3. Tiltak

Opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene.

Selskapet har foretatt en vurdering av de funn man har hatt i gjennomgangen i forbindelse med åpenhetsloven. Der det foreligger risiko opplever man i stor grad en etterlevelse av lover og regler, samt at man har fokus på etterlevelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

For å sikre en fortsatt etterlevelse av menneskerettigheter og anstendige forhold planlegger selskapet å fortsette sin gjennomgang med påseplikt samt fortsette å inneha en åpen og god dialog med sine leverandører.

Selskapet har også etablert en varslingskanal som vil omfatte alle underleverandører hvor ansatte hos underleverandører kan ta kontakt om det skulle foreligge brudd på menneskerettigheter eller øvrige brudd på anstendige arbeidsforhold.

Selskapets tiltak anses dekkende for etterlevelse og forhindre brudd på menneskerettigheter og øvrige brudd på anstendig arbeidsforhold.

Privacy Policy